De la réception au paiement : le parcours d’une facture achats

Dans votre coffre-fort digital sécurisé, la page Payer mes factures vous permet de suivre et de gérer le cycle de vie de vos factures et documents d'achats.

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A savoir - pourquoi cette nouvelle entrée de menu?

Désormais, retrouvez toutes vos factures classées automatiquement par le moteur de reconnaissance de données dans la page A approuver. Cela vous permet de vérifier les informations détectées et de contrôler les données des factures fournisseurs avant de passer à leur paiement.

Cette nouvelle rubrique deviendra la boîte de réception des factures électroniques envoyées depuis les plateformes agréées, à partir de septembre 2026.

À l’avenir, il sera également possible d’attribuer un rôle « d’approbateur » de factures à certains propriétaires ou invités de coffre.

Les statuts

Une facture peut passer par 3 statuts principaux :

• À approuver
• À payer
• Payée

Chaque statut correspond à une étape précise du cycle de vie de la facture.

Statut « À approuver »

Lorsque vous déposez une facture d'achat dans votre coffre-fort, que ce soit manuellement ou automatiquement, celle-ci doit d’abord être classée.

Que signifie ce statut ?

• La facture est en cours d'approbation
• Elle ne peut pas encore être payée
• Vous pouvez encore modifier les informations

Informations modifiables à ce stade

À ce stade, vous pouvez notamment ajuster :

• Le type de document
• le dossier concerné
• La date de pièce
• Le montant TTC
• Type de facture

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Droits des utilisateurs

• Les collaborateurs et invités disposant de droits appropriés du coffre-fort peuvent modifier les données de la facture.
• En revanche, seul le propriétaire ou un invité disposant des droits appropriés peut procéder ensuite au paiement.

Une fois les informations vérifiées, cliquez sur Approuver la facture.

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Bon à savoir

Avec l’arrivée progressive de la facture électronique, il sera prochainement possible de contester une facture directement lors de l’étape d’approbation.

En attendant cette fonctionnalité :

• vous avez toujours la possibilité d'envoyer la raison de la contestation à votre fournisseur depuis la collecte mail
• contacter directement votre fournisseur pour résoudre le désaccord en attendant l'émission d'un avoir

Statut « À payer »

À ce stade, les informations de la facture ont été approuvées.
La facture est désormais en attente de règlement.

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Correction d'une erreur

Si vous constatez une erreur après l’approbation :

• vous pouvez repasser la facture au statut « À approuver »,
• à condition qu’aucun montant n’ait encore été renseigné dans les informations de paiement.

Les options de paiement disponibles

Lorsque la facture est au statut « À payer », 2 possibilités s’offrent à vous :

1. Payer via l’application du coffre-fort

Si vous avez :

• ajouté une banque,
• ou renseigné l’IBAN de votre fournisseur,

vous pouvez effectuer le paiement directement depuis l’application.

2. Déclarer un paiement (lire l'article sur la déclaration de paiement)

Si la facture a déjà été réglée en dehors de l’application, vous pouvez :

• déclarer le paiement manuellement,
• indiquer le montant réglé.

Explication des différents statuts

• Prêt à payer : Regroupe les factures dont les informations ont été validées et qui sont prêtes à être réglées.
• Programmé : Concerne les factures associées à un paiement automatique (prélèvement à échéance).
• En cours : Indique que le paiement de la facture est en cours de traitement par la banque.
• Le paiement a été refusé par la banque : un motif de rejet peut être affiché lorsqu’il est transmis par l’établissement bancaire.

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Cas particulier : condition de paiement ou date de paiement configurée dans le futur

Ce cas concerne les factures associées à un fournisseur avec une condition de paiement configurée avec une échéance ou une mensualité ou une facture avec une date de paiement configurée dans le futur.

Fonctionnement

• Les factures "Classées" sont placées par défaut dans l'étape « À approuver ».
• Tant que la date d’échéance ou la mensualité n’est pas atteinte, vous pouvez :
  • approuver la facture manuellement ;
  • ou supprimer la déclaration de paiement programmée afin d’annuler la condition de paiement ou date de paiement configurée.

Si aucune action n’est effectuée par l’utilisateur et que la date de paiement est atteinte ou dépassée :

• la déclaration de paiement passera au statut et à l'étape « Payée »

Après approbation avant la date prévue

Si vous approuvez la facture avant la date prévue, celle-ci suit le cycle de vie classique :

• Elle passe au statut « À payer » ;
• La déclaration de paiement reste programmée (selon la condition de règlement définie dans la fiche fournisseur avec échéance ou mensualité" ou date de paiement configurée) .
• À ce stade, vous conservez toujours la possibilité de :
  • supprimer la déclaration de paiement programmée si nécessaire.

Reprendre la main sur la déclaration de paiement

À tout moment, vous pouvez :

• Annuler la déclaration de paiement programmée en la supprimant.
• Et faire une nouvelle déclaration de paiement.

👉 La suppression de la déclaration programmée désactive la condition règlement et la date de paiement configurée et vous permet de contrôler entièrement le cycle de vie de la facture.

Statut « Payée »

Lorsque la facture est au statut « Payée », cela signifie que :

• le règlement a été effectué ou déclaré totalement,
• la facture a terminé son cycle de traitement.

Il s’agit de la dernière étape du cycle de vie d’une facture.

Une vue globale grâce au filtre « Tous »

En complément des filtres par étapes, le filtre « Tous » permet d’afficher l’ensemble de vos factures d'achats, quel que soit leur état d'avancement. Cette vue globale vous offre la possibilité de visualiser les états de vos factures par fournisseur, vue par période de facturation.

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Règles importantes à connaître

• Une facture partiellement réglée depuis le statut « À payer » ne peut plus revenir au statut « À approuver ».
• Une facture payée en totalité via l’application ne peut plus revenir aux statuts « À approuver » ou « À payer ».
• Si une facture a été déclarée comme payée et que vous souhaitez la repasser à un statut précédent :
  • il est nécessaire de supprimer la déclaration de paiement.
• Lors d’un paiement effectué via le coffre-fort, la banque peut refuser l’opération :
  • le statut Paiement refusé est alors affiché - le motif du refus est alors renseigné.