Parcours d’une facture vente

Dans votre coffre-fort digital sécurisé, la page Ventes vous permet de suivre et de gérer le cycle de vie de vos factures clients.

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A savoir - pourquoi cette nouvelle entrée de menu ?

Toutes les factures réalisés via notre outils et transformées en factures sont envoyés dans l'onglet Ventes étape "A encaisser". Les factures issues de la collecte email et déposé manuellement ne passe pas par l'étape d'approbation et apparaissent également dans l'étape "A encaisser"

Les statuts

Une facture peut passer par 2 statuts principaux :

• À encaisser
• Encaissée

Chaque statut correspond à une étape précise du cycle de vie de la facture.

Statut « À encaisser »

À ce stade, la facture est désormais À encaisser.

Déclarer un paiement

(lire l'article sur la déclaration de paiement )

Si la facture a déjà été réglée en dehors de l’application, vous pouvez :

• déclarer le paiement manuellement,
• indiquer le montant réglé.

Explication des différents statuts

• Prêt à encaisser : Regroupe les factures dont les informations ont été validées et qui sont prêtes à être réglées.
• Programmé : Concerne les factures associées à un paiement automatique (prélèvement à échéance).

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Cas particulier : condition de paiement ou date de paiement configurée dans le futur

Ce cas concerne les factures associées à un client avec une condition de paiement configurée avec une échéance ou une mensualité ou une facture avec une date de paiement configurée dans le futur.

Fonctionnement

• Les factures "Classées" sont placées par défaut dans l'étape « À encaisser».
• Tant que la date d’échéance ou la mensualité n’est pas atteinte, vous pouvez :
  • supprimer la déclaration de paiement programmée afin d’annuler la condition de paiement ou date de paiement configurée.

Si aucune action n’est effectuée par l’utilisateur et que la date de paiement est atteinte ou dépassée :

• la déclaration de paiement passera au statut et à l'étape « Encaissée »

Reprendre la main sur la déclaration de paiement

À tout moment, vous pouvez :

• Annuler la déclaration de paiement programmée en la supprimant.
• Et faire une nouvelle déclaration de paiement.

👉 La suppression de la déclaration programmée désactive la condition règlement et la date de paiement configurée et vous permet de contrôler entièrement le cycle de vie de la facture.

Statut « Encaissée »

Lorsque la facture est au statut « Encaissée », cela signifie que :

• l'encaissement a été effectuée ou déclaré totalement,
• la facture a terminé son cycle de traitement.

Il s’agit de la dernière étape du cycle de vie d’une facture.

Une vue globale grâce au filtre « Tous »

En complément des filtres par étapes, le filtre « Tous » permet d’afficher l’ensemble de vos factures d'achats, quel que soit leur état d'avancement. Cette vue globale vous offre la possibilité de visualiser les états de vos factures par fournisseur, vue par période de facturation.

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Règles importantes à connaître

• Si une facture a été *déclarée comme encaissé et que vous souhaitez la repasser à un statut précédent :
  • il est nécessaire de supprimer la déclaration de paiement.
• Lors d’un paiement effectué via le coffre-fort, la banque peut refuser l’opération :
  • le statut Paiement refusé est alors affiché - le motif du refus est alors renseigné.