Facturation électronique et facturier : gestion de l'émission des factures

Dans un premier temps, la réforme impose uniquement la réception des factures électroniques. L'émission deviendra obligatoire à une date ultérieure, selon la taille de votre entreprise et le calendrier réglementaire.

Même si vous n'êtes pas encore concerné par cette obligation (prévu le 1er septembre 2027) , vous pouvez dès aujourd'hui émettre vos factures électroniques depuis MyKinexo.

Nous avons fait le choix d'anticiper cette évolution afin de vous accompagner sereinement dans la transition.

Mais pourquoi attendre ?

Avec le facturier de votre application, vous pouvez déjà envoyer vos factures par voie électronique et vous familiariser progressivement avec ce nouveau mode de facturation.

📧Comprendre les identifiants de routage

👉Identifiant de routage émetteur

Si le pictogramme « Inscrit » est affiché, cela signifie que votre entreprise est correctement référencée dans l'annuaire de l'État et qu'elle est en mesure de recevoir des factures électroniques via les plateformes agréées.

Une ou plusieurs adresses de routage peuvent alors être affichées. Ce sont ces adresses que vous devez communiquer à vos fournisseurs afin qu'ils puissent vous transmettre leurs factures électroniques.

Les dates indiquées correspondent à la période de validité de votre inscription dans l'annuaire.

Si "non inscrit" cela signifie :

Soit votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA et n'est donc pas concernée par cette réforme.
Soit votre entreprise n'est pas encore référencée dans l'annuaire de l'État. Dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre cabinet comptable.

👉Identifiant de routage - informations client

Si vous n'êtes pas inscrit à la plateforme agréée et que vous ne disposez pas d'identifiant

➕Pour un client à créer

Lors de la création d’un nouveau client, nous vérifions automatiquement dans l’annuaire du PPF (Portail Public de Facturation) si un identifiant de routage, également appelé adresse électronique de facturation, est disponible.

Si un identifiant est trouvé, le champ correspondant devient obligatoire lors de la saisie des informations du client. Veillez alors à sélectionner l’identifiant d’adressage approprié dans la liste déroulante.

Plusieurs identifiants peuvent être proposés. En cas de doute sur celui à utiliser, nous vous recommandons de contacter directement votre client afin de confirmer l’identifiant à retenir.

Si pas présent, alors ce champ n'apparait pas. La facture devra alors être transmise par mail, comme c'est le cas aujourd'hui.

👨‍💼👩‍💼 Pour un client déjà présent dans votre coffre

Dans la rubrique « Informations client », une note informative vous guide pour récupérer l'identifiant d'adressage de votre client.

Cliquez sur « Modifier », puis sélectionnez l'identifiant d'adressage dans la liste déroulante. Si un identifiant est disponible pour ce client, sa sélection est obligatoire avant l'enregistrement.

📤 Générer la facture

A la génération de la facture :

• Si vous et votre client disposez d’un identifiant d’adressage, la facture est automatiquement transmise à la plateforme agréée. Le bouton « Voir le statut de la facture » s’affiche alors et vous permet d’accéder directement à la page Ventes afin de suivre son état de transmission et de traitement.

• Si vous ou votre client ne disposez pas d’un identifiant d’adressage, la facture ne peut pas être transmise par voie électronique. Dans ce cas, le bouton « Envoyer par mail » s’affiche afin de vous permettre d’adresser la facture directement à votre client par courrier électronique.

🔄 Suivez le cycle de vie de vos factures

L’envoi électronique vous permet également de bénéficier d’un meilleur suivi de vos factures.

Depuis la page ventes, vous pouvez suivre les différentes étapes de leur traitement et être informé des statuts transmis par votre client.

Vous pouvez par exemple savoir lorsque votre facture a été :

Rappel : Toutes les factures envoyées vers la plateforme agréée disposent d'un pictogramme ⚡(éclair) dans la page Ventes - sur la ligne de facture

📤 Envoyée

A la visualisation de la facture, une rubrique "suivi de la facture électronique" apparait.

L'information ci dessous indique que la facture a bien été déposée et envoyée au client.

❌ Refus total de la facture par le client

Sur la page Ventes, si l'étiquette « Refus total » apparaît dans la colonne « État », cela signifie que votre client a refusé la facture dans sa totalité.

En ouvrant la facture, vous pouvez consulter le détail du refus dans la rubrique « Suivi de la facture électronique ». Vous y retrouverez :

la date du refus ;
le motif du refus ;
le commentaire laissé par votre client.

Une note informative s'affiche également pour vous guider sur les actions à entreprendre.

Un avoir interne permet d'annuler intégralement la facture initiale dans votre facturier, sans transmission de l'avoir à la plateforme agréée.

Cette fonctionnalité sera disponible à compter de début octobre 2026. Un bouton « Générer un avoir interne » sera alors accessible depuis le visualiseur de la facture afin de simplifier son annulation.

💶 Encaissée

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, vous avez l'obligation de transmettre le statut « Encaissé ». Cette information est automatiquement envoyée à la Plateforme Publique de Facturation (PPF) ainsi qu'à votre client afin de confirmer la bonne réception de son paiement.

Depuis le visualiseur de facture, lorsque vous enregistrez un encaissement correspondant à la totalité du montant restant dû (montant restant à payer égal à 0 €), le statut « Encaissé » est automatiquement transmis lors de la validation de la déclaration de paiement.

Vous pouvez suivre cette information dans l'onglet « Suivi de la facturation électronique », où le statut « Encaissé » marque la fin du cycle de vie de la facture.

🚩 Erreur de transmission

Il peut arriver que la transmission d'une facture vers votre client échoue pour différentes raisons : destinataire non reconnu, informations de routage incorrectes, données incohérentes ou autres anomalies détectées lors de l'envoi.

Dans ce cas, la facture apparaît avec le statut « Erreur de transmission » dans votre tableau de suivi des ventes.

En consultant la facture, dans la rubrique « Suivi de la facturation électronique », un message vous indique la nature de l'erreur rencontrée afin de faciliter son analyse.

Tant que cette anomalie n'est pas corrigée, la facture ne peut pas être remise à votre client par l'intermédiaire de la plateforme de facturation électronique.

Nous vous invitons donc à transmettre la facture par e-mail. Pour cela, ouvrez la facture, puis cliquez sur « Envoyer par mail » dans le menu situé en haut à droite du visualiseur. Vérifiez les informations du destinataire puis cliquez sur « Envoyer ».

La facture est envoyée. Le client l'a alors reçu par mail.