Le pré-classement automatique : simplifier la gestion de vos documents

🎯 Objectif

Le pré-classement automatique a pour objectif de faciliter et accélérer le classement des documents, notamment les factures, dès leur réception dans le coffre-fort.

Il repose sur un moteur d’analyse externe nommé Kanalyse, chargé de lire les documents et d’en extraire les informations essentielles.

📄 Documents concernés

Les documents analysés par le pré-classement sont :

• Les documents issus de la collecte d’emails
• Les documents déposés manuellement puis envoyés en analyse

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À savoir :

Afin de limiter les erreurs liées à l’envoi en analyse de documents qui ne sont pas des factures :

• Si le nom du document contient l’un des termes suivants, l’envoi vers l’analyse sera automatiquement ignoré :
  • DSN - Déclaration sociale - Bulletin - Devis - Bon de commande - Bon de livraison - BL - Newsletter - Cerfa - Attestation - CGV - Conditions générales de vente - RIB - Relevé bancaire - Compte

⚙️ Paramétrage du classement automatique

Le classement automatique est une option configurable dans les paramètres de l’entreprise.

2 modes sont possibles :

1. Classement automatique activé

Lorsque le classement automatique est activé :

1. Le document est analysé par Kanalyse
2. Les informations suivantes sont recherchées :

• "Type de document"
• "Date de la pièce"
• "Dossier concerné"
• "Montant TTC"
• "Type de facture"

Ces informations sont obligatoires pour permettre le classement automatique du document.

En complément, Kanalyse peut également remonter d’autres informations lorsqu’elles sont disponibles dans le document, comme par exemple :

• "Le numéro de facture"
• "Les montants HT et TVA"
• Toute autre donnée lisible et exploitable

2. Classement automatique désactivé

Lorsque le classement automatique est désactivé :

• Le document est tout de même analysé par Kanalyse
• Les informations détectées sont proposées sous forme de suggestions
• L’utilisateur peut :
  • Valider les suggestions
  • Les modifier
  • Les ignorer (désactiver)

Le classement du document reste alors manuel.

⏳ Délais d’analyse

L’analyse des documents peut prendre un temps variable selon la qualité et la complexité du fichier.

Pendant cette phase :

• Le document apparaît avec le statut « À classer »
  • Une icône sablier indique qu’il est en cours d’analyse

Une fois l’analyse terminée, le document est soit classé automatiquement, soit proposé à la validation selon les paramètres définis.

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À retenir

• Le pré-classement est toujours basé sur une analyse Kanalyse
• Le classement automatique est optionnel
• Les documents restent sous le contrôle de l’utilisateur
• Les documents non conformes nécessitent une action manuelle

Cette fonctionnalité permet de combiner automatisation et maîtrise du traitement documentaire.