Dès le 1er septembre, recevez vos factures électroniques dans votre coffre sécurisé

De la réception jusqu’à l’encaissement par votre fournisseur, vous pourrez suivre simplement les différentes étapes de traitement de vos factures depuis un seul espace sécurisé.

📬 Transmission de mon adresse électronique auprès de mon fournisseur

Votre fournisseur vous a peut-être demandé votre identifiant d'adressage, c'est-à-dire l'adresse électronique utilisée pour recevoir vos factures via la plateforme agréée.

Vous pouvez retrouver cette information dans le menu ⚙️ Paramètres entreprise, rubrique Informations plateforme agréée.

Si le pictogramme « Inscrit » est affiché, cela signifie que votre entreprise est correctement référencée dans l'annuaire de l'État et qu'elle est en mesure de recevoir des factures électroniques via les plateformes agréées.

Une ou plusieurs adresses de routage peuvent alors être affichées. Ce sont ces adresses que vous devez communiquer à vos fournisseurs afin qu'ils puissent vous transmettre leurs factures électroniques.

Les dates indiquées correspondent à la période de validité de votre inscription dans l'annuaire.

Si "non inscrit" cela signifie :

Soit votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA et n'est donc pas concernée par cette réforme.
Soit votre entreprise n'est pas encore référencée dans l'annuaire de l'État. Dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre cabinet comptable.

ℹ️
Identifiants d'adressage possible
SIREN : adressage au niveau de l'entreprise. (par défaut, le plus fréquent)
SIREN_SIRET : adressage à un établissement spécifique.
SIREN_SUFFIXE : adressage à un service ou une destination particulière au sein de l'entreprise.

⚡ Factures reçues depuis la Plateforme agréée et émises vers la plateforme agréée

Dans les tableaux de suivi des factures de vente et d'achat, un pictogramme en forme d'éclair permettra d'identifier rapidement les factures transitant par la plateforme agréée, qu'elles soient reçues ou émises.

Les factures sont automatiquement classées dans votre coffre-fort. Le fournisseur est créé automatiquement, si besoin, à partir des données figurant sur la facture. Après leur intégration, les informations de la facture sont verrouillées afin de garantir leur intégrité et ne peuvent plus être modifiées.

📥 Réception de factures fournisseurs provenant de la PA

Retrouvez vos factures fournisseurs reçues depuis la rubrique A approuver de la page Achats.

Un raccourci sur la page d'accueil vous permet d'y accéder directement.

Les factures reçues par voie électronique sont visibles avec le pictogramme éclair situé à gauche du tableau.

En cliquant sur la ligne pour voir afficher la factures, deux possibilités s'offre à vous :

✔️Approuver la facture : la facture est conforme, je l'approuve pour procéder ensuite au paiement de la facture. Elle passe alors dans la rubrique "à payer".

✖️Contester la facture : la facture n'est pas conforme à l'attendu. Dans ce cas, vous avez le choix de refuser partiellement ou dans sa totalité.

Un motif de refus doit également être renseigné .

⚠️
Refus partiel : statut facultatif
Le statut « Refus partiel » n'est pas systématiquement géré par les plateformes agréées. Même si l'information est transmise électroniquement, il est possible que votre fournisseur n'en soit pas informé.
Pour sécuriser vos échanges, nous vous recommandons de lui envoyer les détails du litige par mail ou de le contacter par téléphone. Ainsi, vous accédez directement sur l'entrée de menu "Envoyer par mail" situé en haut à droite pour envoyer directement votre contestation à votre fournisseur. Complétez le contenu du mail puis cliquez sur "envoyer"
Un message informatif s'affiche :
Refus total : conséquences
En cas de refus total, la facture est définitivement rejetée. Aucune autre action ne peut alors être réalisée sur celle-ci.
La facture est annulée dans le cadre des échanges électroniques avec la Plateforme Publique de Facturation (PPF) et n'est plus prise en compte comptablement. Le fournisseur devra ensuite émettre un avoir ou procéder aux actions nécessaires dans son propre système pour annuler la facture concernée.

Les factures se retrouvent alors dans la rubrique "Refusée" du module Achats : refus partiel ou refus total.

Lorsque votre fournisseur émettra un avoir en lien avec la facture initiale, celui-ci sera automatiquement rattaché à la facture ayant fait l'objet d'un refus partiel. La facture sera alors de nouveau soumise à votre approbation afin que vous puissiez poursuivre son traitement.

Cette fonctionnalité sera disponible à compter du 15 septembre prochain.

💳 Réglez votre facture

Une fois votre facture approuvée, deux possibilités s’offrent à vous :

Déclarer un paiement, si vous avez déjà réglé la facture en dehors de l’application ;
Payer par virement, directement depuis votre espace.

Payer directement depuis votre coffre sécurisé

Si vous choisissez de payer votre facture par virement, vous renseignez les informations nécessaires au paiement, sélectionnez votre banque et vérifiez les coordonnées bancaires du fournisseur.

Après avoir cliqué sur « Valider le paiement », vous êtes redirigé vers l’environnement sécurisé de votre banque.

Il vous suffit alors de vous authentifier, de sélectionner le compte à débiter et de confirmer le virement.

Une fois le paiement initié, le suivi de votre facture est automatiquement actualisé.

Lorsque cela est pris en charge par la plateforme de votre fournisseur, celui-ci peut également recevoir l’information indiquant que la facture a été mise en paiement.

🎉 Votre fournisseur confirme l’encaissement

Une dernière étape vient finaliser le cycle de vie de votre facture électronique.

Lorsque votre fournisseur reçoit votre règlement, il doit confirmer l’encaissement de la facture depuis sa propre plateforme (statut obligatoire).

Cette information vous est alors automatiquement remontée dans votre coffre sécurisé :

« Facture encaissée par le fournisseur le XX/XX/XXXX à XXhXX »

Vous retrouvez également le statut « Encaissée par le fournisseur » dans le suivi de votre facture.

La facture a ainsi parcouru l’ensemble de son cycle :

Réception → Approbation → Mise en paiement → Payé

Une fois l’encaissement confirmé par votre fournisseur, le cycle de vie de la facture électronique est terminé.

⚠️
Déclaration de paiement et Encaissé
Lorsque votre fournisseur confirme la réception de votre paiement en indiquant le statut « Encaissé », une déclaration de paiement est automatiquement créée si la facture n'a pas déjà été marquée comme « Payée » (via une déclaration manuelle ou un paiement par virement depuis l'application).
Cette fonctionnalité vous permet de suivre plus simplement l'état de paiement de vos factures et de limiter les actions manuelles de mise à jour.

📘
Un suivi centralisé dans votre coffre sécurisé
Avec cette évolution, votre coffre sécurisé digital vous permet de centraliser la réception, le traitement et le suivi de vos factures électroniques.
Depuis un même espace, vous pouvez :

Recevoir vos factures électroniques ;

Les identifier facilement grâce à un pictogramme dédié ;

Suivre leur cycle de vie ;

Les approuver après vérification ;

Les contester, totalement ou partiellement ;

Déclarer ou effectuer un paiement ;

Suivre leur mise en paiement ;

Être informé de leur encaissement par le fournisseur.

Dès le 1er septembre, retrouvez vos factures électroniques directement dans votre coffre sécurisé et suivez-les simplement, de leur réception jusqu’à leur encaissement par votre fournisseur.