Associer une facture à un avoir

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Un avoir est un document comptable et fiscal émis par un fournisseur pour corriger ou annuler, totalement ou partiellement, une facture déjà émise.
Lorsqu’un avoir est associé à une facture, son montant vient réduire le montant restant à payer de la facture.

🔗 Comment associer une facture à un avoir ?

Depuis le détail d’un avoir, vous pouvez rechercher et sélectionner la facture à laquelle il se rapporte.
Pour faciliter votre recherche, seules les factures dont le montant est égal ou supérieur au montant de l’avoir vous sont proposées.
Sélectionnez la facture souhaitée, puis confirmez l’association.
La facture et l’avoir sont alors liés et accessibles depuis leurs documents associés.

⚠️
Pour dissocier la facture :

Cliquez sur l’encart de la facture associée.

Une fenêtre s’ouvre avec le détail de la facture.

Cliquez sur « Dissocier la facture » en bas de la fenêtre.

Si vous souhaitez conserver l’association, fermez simplement la fenêtre.

🔗🤖 Association automatique d'un avoir à une facture électronique

Lors de la réception d’un avoir au format électronique (Factur-X, UBL ou CII), MyKinexo vérifie si le numéro de la facture d’origine est présent dans le fichier XML et si cette facture existe dans votre coffre.

Lorsque ces deux conditions sont réunies, l’avoir est automatiquement associé à la facture concernée afin de faciliter son suivi et sa gestion.

💳 Comment gérer le paiement d’une facture associée à un avoir ?

Lorsqu’un avoir est associé à une facture, le montant de l'avoir est déduit de la facture iniale au paiement de la facture.

Le paiement ne se fait donc uniquement à partir de la facture et non de l'avoir si les deux sont associés et au même statut.

Depuis le détail de l’avoir, un message vous invite à cliquer sur « Accéder à la facture ».

Vous êtes alors redirigé vers le détail de la facture associée, où vous pouvez :

Retrouver l’avoir associé
Procéder au paiement ou déclarer le paiement de la facture avec le montant TTC restant à payer, après déduction de l’avoir

Exemple :
Une facture d’un montant de 1 000 € TTC est associée à un avoir de 200 € TTC. Le montant restant à payer depuis la facture est donc de 800 € TTC.

🚫 Contester un avoir avec une facture associée

Vous pouvez contester un avoir lorsqu’il est au statut « À approuver ».

Depuis le détail de l’avoir, lancez l’action de contestation. Un panneau latéral s’ouvre à droite et vous permet de refuser totalement l’avoir.

Une fois la contestation enregistrée, l’avoir est annulé comptablement et placé dans la rubrique « Refusée ». Si nécessaire, votre fournisseur devra alors émettre un nouvel avoir pour régulariser la situation.

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Si vous contestez un avoir auquel une facture est déjà associée, l’association est automatiquement supprimée. La facture et l’avoir sont alors dissociés.

🚫 Contester une facture avec un avoir associé

Vous pouvez contester une facture lorsqu’elle est au statut « À approuver ».

Depuis le détail de la facture, lancez l’action de contestation. Un panneau latéral s’ouvre à droite et vous permet de choisir entre un refus partiel et un refus total.

✋ Refus partiel :

Si vous refusez partiellement la facture, l’avoir associé reste rattaché à celle-ci.

La facture est alors en litige, dans l’attente d’informations complémentaires de la part du fournisseur et/ou d’un nouvel avoir.

Vous pouvez à tout moment annuler la contestation pour reprendre le traitement de la facture.

✋ Refus total

Si vous refusez totalement la facture, celle-ci est annulée comptablement. Le fournisseur devra alors émettre une nouvelle facture si nécessaire.

Si un avoir est associé à la facture, il est également refusé totalement et reprend le même motif de contestation.