Accès invités du coffre

Contexte et objectifs

Dans le cadre de l’utilisation du coffre numérique, chaque propriétaire peut ouvrir l’accès à tout ou partie de son espace documentaire à des invités.

Ces invités peuvent être :

• des collaborateurs internes (secrétaire, salarié),
• des partenaires externes,
• un gestionnaire RH,
• un associé,
• ou toute personne de confiance avec qui vous souhaitez partager des informations.

Le coffre est organisé en services (facturier, suivi des factures, tableau de bord…) et en sous-dossiers documentaires (clients, fournisseurs, banques, social, etc.).

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Chaque élément est protégé par des droits d’accès précis.

L’objectif est simple : permettre une collaboration efficace tout en garantissant que chaque invité n’accède qu’aux documents et fonctionnalités que vous avez explicitement autorisés.

Vous gardez ainsi le contrôle total sur la confidentialité de vos données.

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Où gérer les invités ?

Pour accéder aux paramètres des invités :

• Rendez-vous dans Paramètres entreprise
• Puis ouvrez l’onglet "Les invités du coffre"

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Qui peut donner accès ?

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Comment ajouter un invité ?

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L’ajout d’un invité se fait en 4 étapes simples.

Étape 1 : Renseigner les informations de l’invité

Vous devez indiquer :

• Civilité (Monsieur / Madame)
• Nom / Prénom
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail

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Étape 2 : Choisir le type d’accès (profil)

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5 profils prédéfinis

Chaque profil donne accès uniquement aux services et documents nécessaires.

Les profils disponibles :

• ✅ Accès total au coffre
• 📂 Secrétariat / Administration des ventes
• 📊 Comptabilité
• 👥 Gestionnaire RH
• 🤝 Associé non gérant

Vue simplifiée des principaux accès aux services :

Vue simplifiée des principaux accès aux sous-dossiers du coffre

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Étape 3 : Définir la durée d’accès

Vous avez 2 possibilités :

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Étape 4 : Envoyer l’invitation

Lorsque vous cliquez sur “Ajouter l’invité” :

1. Le profil est créé automatiquement.

2. Un e‑mail d’invitation est envoyé à l’adresse renseignée, depuis l’adresse dédiée :

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   Cet e‑mail contient :

   • un lien d’inscription / activation du compte invité,
   • les informations relatives au coffre auquel il a été invité (nom du propriétaire et nom du coffre concerné)

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Activation par l’invité

L’invité devra :

1. Cliquer sur le lien reçu
2. Vérifier ses informations
3. Choisir un mot de passe
4. Valider son inscription

Une fois connecté, il accèdera uniquement aux éléments autorisés selon son profil.

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Une gestion des accès sécurisée et parfaitement maîtrisée

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Accès aux dossiers du coffre

• Clients
• Fournisseurs
• Banques
• Assurances
• Juridique
• Social
• Résultat & fiscalité
• Notes de frais
• Tickets de caisse
• etc.

Par exemple :

• Le profil Comptabilité a accès aux dossiers financiers et fournisseurs.
• Le profil RH accède principalement aux dossiers sociaux.
• Le profil Associé non gérant peut consulter les éléments stratégiques et financiers, sans pouvoir intervenir sur la gestion quotidienne.